2024-10-01

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電子帳簿保存法とは？フリーコンサルタントの為の完全対応ガイド【2024】

フリーランスにも完全義務化された電子帳簿保存法とは？

2024年1月から、電子取引に関してデータ保存が完全義務化されました。まだ対応できていない方は、追徴課税が課せられたり、青色申告の承認の取り消しを受けたりとうっかりじゃ済まされない罰則が待っています。そこで本記事では、どのような法律で具体的に何をしなければいけないのかを詳しく解説します。

そもそも電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、帳簿等の税務関係書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です、もともとは、一定の要件のもと電子データでの保存を認めるという内容で、1998年から施行されました。しかし、デジタル化の進展にともない2022年に大幅に見直され、2024年1月1日からは「電子取引」に該当する書類は、データ保存することが義務化されました。

■対象者
請求書や領収書などを電子取引で取り扱うすべての事業者が対象で、フリーランスのコンサルタントも対象です。

■主な改正点（2024年1月施行）
1.義務化
電子取引データの保存が義務化されます。これにより、電子的にやりとりされた請求書や領収書などの書類は、紙に印刷して保存することが認められず、電子データとして保存しなければなりません。

2.要件緩和
タイムスタンプ要件が大幅に緩和されました。従来は受領後3日以内にタイムスタンプを付与する必要がありましたが、改正後は最長2ヶ月と7営業日以内に延長されました。
また、改ざん防止・訂正削除履歴が残るシステム（例えば請求書系だとMISOCAやマネーフォワードクラウド、契約書系だとDocuSignやクラウドサインといったようなクラウドサービスのこと）を利用する場合や訂正削除防止の事務処理規程を設けている場合は、タイムスタンプは不要になります。

タイムスタンプとは：タイムスタンプは、電子データが特定の日時に存在していたことを証明する仕組みでそのデータが後から改ざんされていないことを保証します。時刻認証業務認定事業者からタイムスタンプトークンを受け取り、それを電子書類の原本と一緒に保存しなければなりません。電子データの発行者側がタイムスタンプを付与する場合は、受領者側のタイムスタンプは不要です。

3.罰則強化
電子取引データに関しては、違反があった場合の罰則が強化されました。例えば、隠蔽や改ざんが発覚した場合には、重加算税が10%上乗せされます。

簡単に言うと以下の通りです。
【現物の紙と印鑑でやり取りする請求書や領収書など】
紙で保管しておくことで問題ありません。しかし、紙でやり取りした書類を電子保管する場合は、電子帳簿保存法の規定に従う必要があります。

【メールで受け取る請求書や領収書、クラウドサインなどのWebサービスで契約締結した書類】
印刷して紙で保管することは認められず、電子データとして保存する必要があります。この場合、電子帳簿保存法の要件（真実性の確保、タイムスタンプの付与、検索機能の確保など）に則って電子保存しなければなりません。

次章以降で具体的な要件や何をするべきなのかを解説していきます。

電子帳簿保存法の対象書類は？

電子帳簿保存法の対象となる書類は以下の通りです：

帳簿類:総勘定元帳、仕訳帳、補助簿
決算関係書類:決算報告書、貸借対照表、損益計算書
取引関係書類:請求書、領収書、見積書、注文書、契約書
取引に関する証憑書類:
- 取引に関連する電子メール（取引証憑として重要なもの）
- Webサービスを通じて受け取った書類
その他:請求書や領収書以外の業務関連の重要書類（例えば、取引の経過を証明する資料など）

電子帳簿保存法では、書類の保存方法を以下の３つに分類しています。

国税関係帳簿書類の電子保存（電子帳簿等保存）
電子取引のデータ保存
スキャナ保存

この中で義務付けられているのは「電子取引のデータ保存」だけであり、「国税関係帳簿書類の電子保存」や「スキャナ保存」は任意対応となっています。

これまで、メールに添付された請求書や見積書を紙に印刷して保存していた事業者は、対応を変えなければいけません。

電子取引に該当する取引とは？

電子取引に該当する取引は、電子的な手段を用いて行われる取引全般を指します。具体的には以下のような取引が該当します。

１.電子メールでのやり取り:
　・請求書や領収書を電子メールで受け取る場合
　・注文書や見積書を電子メールでやり取りする場合

２．Webサービスの利用:
　・クラウドサインやDocuSignなどの電子契約サービスを利用して契約を締結する場合
　・ECサイトやオンラインプラットフォームでの取引

３．EDI（電子データ交換）:
　・企業間の取引情報を電子データで交換する場合
　・発注書や納品書をEDIでやり取りする場合
※EDI取引とは、企業間の取引において、請求書や発注書などの証憑書類を電子データとして専用の通信ネットワークを利用して交換する取引のことです。

４.オンラインバンキング:
　・インターネットバンキングを通じて行われる支払いおよび受け取り

５.電子インボイス:
　・電子インボイスを発行・受領する場合
※電子インボイスとは、インボイス制度導入により、仕入税額控除を受けるために必要となった「適格請求書」を電子データ化したもの。「デジタルインボイス」と言うこともあります。

これらの電子取引に関する書類は、電子データとして保存することが義務付けられており、紙に印刷して保存することは認められていません。電子帳簿保存法の要件に従い、適切な方法で電子データを保存する必要があります。

紙で受け取った書類や紙で送付した場合はどう処理するのか？

取引先から紙で受け取った契約書や請求書などの書類
自分が紙で作成し、紙の書類を送付した場合と、その控え書類

上記のように紙を発行して、紙で送り受けした書類については、そのまま紙で保存する形でも構いません。ただし紙でやり取りした書類も、電子化して保存する場合には電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たさなければなりません。

スキャナ保存の、具体的な要件は以下を満たす必要があります。

１.スキャン要件:
　・解像度が200dpi以上であること。
　・カラー書類の場合はカラーでスキャンすること。
　・スキャンした日付を記録すること。

２.タイムスタンプの付与:スキャンした電子データにタイムスタンプを付与し、データの改ざんを防止すること。

３.検索機能の確保:保存した電子データを容易に検索できるようにすること。具体的には、取引年月日、取引先、金額などの検索条件に基づいて検索できるようにする必要があります。

４.データの保存期間: 紙の原本と同じ保存期間を遵守すること。通常は7年間の保存が求められます。

５.適切な管理システムの導入: 電子データの保存と管理を適切に行うためのシステムを導入すること。これにより、データの真正要件を満たす適切な方法で電子データ化することで、紙の書類は処分することも可能です。

「電子取引のデータ保存」の保存要件とは

義務化されている「電子取引のデータ保存」に該当する電子取引データを適切に保存するためには、以下の要件を満たす必要があります。

真実性の確保:
- タイムスタンプの付与: 電子取引データには、データの真正性と改ざん防止のためにタイムスタンプを付与する必要があります。これにより、データが正確であることを証明できます。
- 訂正・削除の記録: 電子データの訂正や削除が行われた場合、その履歴を記録し、後から追跡できるようにすることが求められます。
- システムの信頼性確保: 電子取引データを保存するシステムが信頼性のあるものであること。これは、適切なセキュリティ対策が施されていることも含みます。
可視性の確保:
- 検索機能の確保: 保存された電子取引データは、日付、取引先、金額などの条件で容易に検索できるようにしておく必要があります。具体的には、取引年月日、取引先、金額の3つの条件で検索可能であることが求められます。
- 出力機能: 電子データは、必要に応じて速やかに画面上で表示したり、プリントアウトしたりできるようにすることが必要です。
保存期間の遵守:
- 電子取引データは、紙の書類と同様の保存期間を守って保存する必要があります。通常、7年間の保存が求められます。
適切な保存環境の整備:
- 保存する電子データが容易に閲覧できる環境を整備し、かつ必要に応じて法的要件を満たす第三者機関による確認を受けることも推奨されます。

これらの要件を満たすことで、電子取引データの保存が適法となり、税務調査などでも信頼性のある証拠として認められるようになります。

具体的な保存方法と保存期間

電子帳簿保存法に基づき、電子取引データを適切に保存するためには、以下の具体的な方法を実践する必要があります。

タイムスタンプの付与:
- タイムスタンプサービスの利用: 電子データにタイムスタンプを付与するためには、信頼性のあるタイムスタンプサービスを利用します。これにより、データの改ざん防止と真正性の確保が実現されます。
データの整理と分類:
- フォルダ構成の工夫: 電子取引データを効率的に保存するために、取引先や取引年月日ごとにフォルダを作成し、データを整理・分類します。
- ファイル命名規則の設定: データの検索性を高めるために、統一されたファイル命名規則を設定します。例えば、「YYYYMMDD_取引先名_請求書.pdf」など、日付と取引先名を含めたファイル名にすることで、後から容易に検索できるようにします。
検索機能の確保:
- 電子帳簿保存法対応ソフトの導入: 検索機能を確保するために、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理ソフトを導入します。これにより、取引年月日、取引先、金額などの条件でデータを簡単に検索できます。
データのバックアップ:
- 定期的なバックアップの実施: データの喪失や破損に備え、定期的にバックアップを行います。クラウドサービスを利用する場合でも、ローカルディスクや外部ストレージにバックアップを取ることを推奨します。
訂正・削除履歴の管理:
- 訂正・削除ログの保存: 電子データの訂正や削除が発生した場合、その履歴をログとして保存します。これにより、後から訂正・削除の経緯を確認できるようになります。
適切なアクセス制限:
- アクセス権限の設定: 電子データへのアクセス権限を設定し、必要な人のみがデータにアクセスできるようにします。これにより、データの安全性と機密性を保ちます。
データの出力・閲覧環境の整備:
- 適切な閲覧ソフトの用意: 電子データを速やかに表示・印刷できるように、適切なソフトウェアを用意します。例えば、PDFファイルであれば、Adobe Acrobat Readerなどの閲覧ソフトを準備します。

これらの手順で管理を行うことで、電子取引データを適切に保存し、法的要件を満たすことができます。

上記の要件に対応した会計サービスなどを利用することが一番早いですが、経理にそんな費用をかけられないよという個人事業主の方は、今回の法改正により、「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規程」を整備し、その規程に従って運用することで、タイムスタンプの付与が不要となりました。

この事務処理規程は、国税庁のウェブサイトからサンプルをダウンロードすることができます。

例えば、クラウドサインのフリープランを活用している場合は、「真実性の確保の要件」と「検索機能の確保の要件」に関して個別対応する必要があり、訂正削除の防止に関する事務処理規程の整備やエクセル等で取引年月日、取引先、取引金額が含まれる票を作成し管理する必要があります。

保存期間については、副業なら５年、個人事業主なら５年or７年、会社なら７年or10年と、事業体や状況によって異なるため、詳細な解説は省きますが、どのケースにも対応できるよう10年保存しておけば安心です。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、フリーランスや個人事業主を含むすべての事業者に対して、電子取引データの保存が義務化され、これにより電子的にやり取りされた請求書や領収書などの書類は、紙に印刷して保存することができなくなり、電子データとして保存する必要があります。

電子データの適切な保存方法を正しく理解して、保存期間を守り、法的リスクを回避しながら業務の効率化を図っていきましょう。

［v278］

執筆者

K.G.: 前職ではコダワリ・ビジネス・コンサルティング社にて社長秘書・営業部長を歴任。退職後は海外を拠点に多国籍企業のコンサルティングに特化したフリーランスコンサルタントとして、IT戦略、ビジネスプロセス改善、組織再編に関する専門知識を活かし、クライアントに対してデジタル変革と効率化の推進を支援している。
最新のグローバルトレンドと戦略的思考を強みにコダワリ社の理念であるGNH量産に奔走している。