エグゼクティブサマリーとは？書き方のコツや構成を現役コンサルが解説｜ビジネスの基本スキル

提案をすんなり通す！効果的なエグゼクティブサマリー３つのコツ

突然ですが、あなたが一生懸命に作った企画書や提案書は、相手にきちんと読んでもらえていますか？コンサルでは、相手に資料を読んでもらえるように、資料冒頭に「まとめ」のページを差し込むことがよくあります。今回はそのまとめ、すなわち「エグゼクティブサマリー」（以下、エグサマ）について、重要性や作り方のポイントを解説していきます。

エグゼクティブサマリーとは？なぜ重要？

Executive Summaryとは、資料冒頭に置く「この資料で言いたいことを凝縮した数ページ」のことです。直訳すると「役員向けの要約」で、役員のように時間がないビジネスパーソンが、全てを読まずとも内容を把握して意思決定できるようにまとめたものという意味で使われます。

エグサマは、資料の必要性を読み手に伝え、また、資料本編の内容を効率的に理解してもらうために必要とされます。

・資料の必要性が判断できる：資料冒頭で読み手が資料を読み進める動機付けができる。資料本編を読み進める前に、資料の優先度や重要度を判断できる。
・本編を効率的に理解できる：資料のテーマ・言いたいこと・論理構成などの全体像がエグサマで示されることで、後続の本編詳細の理解が深まる。各論に入っても全体像を見失わず迷子にならない。

逆に言えば、エグサマがなかったり、書き方が曖昧だったりすると、読む前から「なんか難しそう」「量が多くて読む気が起きない」「何が言いたいの？」と受け取られ、本編に辿り着かれないまま資料をそっと閉じられてしまいます。

Point ① 読み手が最も気にする要素を盛り込む

エグサマは、資料の本編の内容を闇雲にまとめればよいというわけではありません。読み手が資料の概要をつかみやすいように、資料のテーマ・必要性・結論・期待するアクションを要素として含めます。

要素	意味
テーマ	何についての資料か
必要性	この資料を読む必要性や重要性は？
結論	テーマに対しての答えは？
期待するアクション	結論を受けて読み手に何をしてほしいのか？

これらの要素が重要なのは、読み手が最も気にすることだからです。これらの要素が欠落していると、「何の話だっけ？」「そもそも読む必要なんてあるの？」「要はなに？」「結局読み手はどうすればよいの？」と困惑してしまい、資料を読み進めてもらえません。

Point ② 事実から結論まで論理的につなげる

ただ必要な要素を並べればよいというわけではなく、相手が理解しやすいように論理的なストーリーにする必要があります。特に、エグサマは資料冒頭に作成するため、いきなり結論から書き始めると、読み手に「なぜその話を伝えられているか」が伝わらず、唐突な印象を与えることがあります。

そこで活用したいのが、SCQAというフレームワークです。SCQAはマッキンゼーで活躍したバーバラ・ミント氏が提唱したもので、以下の4要素で構成されています。

要素	意味	役割
Situation （状況）	前提となる事実・背景	読み手と共通認識を形成して前提を整える
Complication （複雑化）	状況を揺るがす問題・変化・新しい情報	読み手と課題認識をそろえる
Question （問い）	Complicationから発生する解決すべき問い	資料で解決したいことを明示する
Answer （答え）	問いへの結論	資料で言いたいことを伝える

SCQAの巧みさは、読み手が「そりゃ気になる」と感じる問いを自然に引き出す流れを作れる点にあります。QuestionをComplicationから論理的に導くことで、Answerへの納得感が格段に高まります。

一点、注意してほしいのがSituationの長さです。読み手がすでに知っている前提を確認する場所なので、「そうそう、その通り」と頷ける内容を1〜3文で簡潔にまとめましょう。知っている話が延々と続くと、読み手は本題に辿り着く前に離脱してしまいます。

Point ③ 本編と内容や順序を整合させる

エグサマに書いた結論と、本編の分析・根拠がかみ合っていない資料を見ることがあります。これは、本質を見失ってエグサマを形式的に作成しているからだといえます。エグサマと本編の関係は、「エグサマを読めば全体がわかり、本編を読めばエグサマを支える根拠が理解できる」という双方向の論理関係であるべきです。

そのため、実務的には「エグサマを先に書いてから本編を作る」ことをお勧めします。先にエグサマを整理しておくことで、本編に「このエグサマを支える根拠は何か」という軸ができ整合性がとれます。もちろん、最初から完璧なエグサマを書く必要はありません。仮のエグサマを置いてから本編を作り、あとからエグサマを見直す…というようにアジャイル的に作っていきます。

最後に

コンサルでは「エグサマだけ見て全部がわかる資料を作れ」といわれることがよくあります。「それができたら本編はいらないのでは？」とも思うのですが、経験を積むうちにその言葉の意味がよくわかるようになります。完璧なエグサマが書けているということは、「解決すべきことは何？」「誰に何をしてほしい？」「それはなぜ？」をシャープに整理できているということです。つまり、エグサマの質は資料の質でもあり、思考の質ともいえると思います。

「資料作成を実践的に身につけたい」「自社メンバーのドキュメント品質を底上げしたい」とお感じの方には、ぜひコンサル研修サービスをご検討ください。実際のビジネスシーンを想定したワークショップを通じてお手伝いしています。こちらからお気軽にお問い合わせください。

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